Situation

À l’ère du travail collaboratif, l’Agence de Développement économique du Canada se devait de faire évoluer son Intranet afin de mieux intégrer les processus de travail, encourager la collaboration, le partage et la gestion des connaissances des employés. Le défi était de transformer l’Intranet en un véritable outil de travail, opérationnel et adapté aux besoins de chaque communauté d’employés. L’ancienne version de l’Intranet comprenait essentiellement des documents en format pdf et ne disposait d’aucun outil de gestion de contenu pour la mise à jour de l’information. Dans un environnement compétitif, rapide et interconnecté, l’Intranet devait être revu et amélioré pour s’enrichir de nouveaux contenus et fonctionnalités.

Évolution

REFONTE DE L'INTRANET - La solution tient compte d’une approche basée sur les processus de travail, ce qui a permis d’organiser certains contenus en fonction de type de tâches associées à des processus souvent reliés à la norme ISO appliquée au sein de l’Agence. L’organisation du contenu et la dynamique du portail ont donc été adaptés aux processus de travail des employés, et combinent à la fois les axes informationnel, applicatif/transactionnel et collaboratif.

La volonté de collaboration, surtout en matière de communication interindividuelle et de partage de documents de travail sera représentée par des outils de collaboration dont l’accès sera rapide et positionné à des places stratégiques. Des espaces collaboratifs personnalisés à chacune des lignes d’affaires ont été créés grâce à la notion de partage de contenu offerte par le nouvel outil de gestion de contenu. Le nouveau Portail Intranet devrait permettre à tous les employés répartis sur les 14 bureaux de collaborer efficacement en temps réel sur les différents projets grâce à un réseau unique. Ils vont ainsi disposer de la bonne information, au bon moment, et dans un même espace (réseau unique) pour mieux servir leur clientèle.